SCRUM: COMO VENCER AS PRINCIPAIS BARREIRAS?

Você já deve ter escutado milhares de vezes sobre o benefício do Scrum e porque você deve considerar adotar uma nova metodologia de trabalho em seu ambiente corporativo e suas entregas. Mas é difícil imaginar como iniciar a saga de uma mudança de métodos e processos, certo? Por onde começar, como engajar, quais são as métricas de evolução?

Calma, para toda caminhada existe o primeiro passo. Por isso, reunimos aqui as principais barreiras a serem enfrentadas no processo de implementação e como vence-las de maneira efetiva, para aproveitar todo o potencial que o método pode entregar para seus times internos, seja lá para qual projeto tenham que entregar.

Vamos começar do começo. Esse texto é o extrato da prática. Entendemos que a teoria é excelente para nos pautarmos e evoluirmos, mas a prática é importantíssima também para aprendermos com os erros e buscar a famosa “melhoria contínua” que o Scrum prega. Por isso, vamos listar quais foram as principais barreiras para implementar o método aqui dentro da Icon e também em nossos clientes.

Identificamos como principais barreiras as seguintes: 1. Fazer com que as pessoas assimilem os novos papéis dentro da instituição; 2. Quebrar a barreira de resistência à mudança; 3. Entender o papel do Scrum Master e do Product Owner e saber diferencia-los; 4. Disseminar o conceito de time box e fazer com que as pessoas o assimilem; 5. Lidar com demandas urgentes que entram no meio de um Sprint; 6. Falta de treinamento em agilidade dentro da empresa.

Mas como supera-las? Quais são os atalhos para tentar minimizar essas dificuldades e implementar mais rápido um método ágil em sua rotina?

Antes de tudo, é importante dizer que, como tudo em nossa vida, abraçar um novo modelo requer adaptação e, portanto, dedicação à mudança. Nós já falamos aqui anteriormente sobre a gestão de mudança (também conhecida como change management) e você pode ler mais sobre isso nesse artigo.

 

OS PRIMEIROS PASSOS

É como aprender a andar novamente, mas de um jeito diferente. Trabalhar em agilidade não está diretamente ligado ao sentido da palavra. Você não vai acelerar sua carga de trabalho, entregar igual a um maluco, mas sim organizar melhor o que você faz e também o que seus pares produzem. É organizar uma rotina de entregas, de alinhamentos e de comunicação. Aprender a trabalhar com Scrum é comunicar-se de uma forma mais eficiente e constante, além de dar um melhor foco às suas entregas.

Começamos pela distribuição dos papéis. Já falamos sobre isso em um artigo que esclarece para quais empresas o Scrum pode funcionar (que você lê clicando aqui). No início é difícil assimilar o conceito de que quem toma as decisões de um projeto é um time como um todo. A grande maioria dos profissionais está condicionado à ter um superior tomando decisões por ele, sendo a pessoa apenas a ponta executora do processo.

O Scrum dá autonomia às pessoas, mas não é fácil faze-las assimilarem isso. Passamos a vida toda sendo condicionados a alguém tomar as decisões por nós, como quebramos esse padrão de uma hora para outra? É simples: não quebramos. Damos autonomia para as pessoas aos poucos, fazendo com que elas enxerguem que ao tomar suas próprias decisões, os projetos andam e fluem de maneira melhor.

Mas é preciso fazer com que a gestão mude também. O medo do erro domina o nível gerencial das empresas atualmente, o que torna a inovação algo distante e intocável para os profissionais. Falamos sobre isso em um texto que explica a dificuldade de se inovar no mercado brasileiro. Você pode ler ele clicando aqui.

 

SEM O MEDO À FRENTE, COMO COMEÇAR A CONDUÇÃO DAS CERIMÔNIAS?

Pode parecer estranho, mas o scrum prega que quem deve tomar a iniciativa de realizar as cerimônias não é o scrum master. É papel do próprio time criar a consciência da realização das cerimônias. É claro que as pessoas não se adaptam à essa realidade do dia para a noite. Como dito no item anterior, a grande maioria dos profissionais precisam de alguém acima tomando decisões e iniciativas por elas. Por isso, é papel do Scrum Master adaptar o time à realidade das cerimônias enquanto não se adapta à essa nova realidade.

Lembrando que as cerimônias do Scrum são: – Sprint Planning (realizada antes do início de cada Sprint); – Daily Meeting (realizada no início de cada dia do Sprint); – Sprint Review (realizada após o encerramento do período da Sprint, para verificar as entregas estipuladas); – Sprint Retrospective (realizada após a review, para identificar melhorias a serem desenvolvidas na Sprint seguinte).

O papel do Scrum Master é garantir que o time e a empresa se adaptam à esses acontecimentos e que todos entendem a importância de sua realização. Uma vez adaptada à esse novo cenário, a empresa pode começar a entender os time boxes e o desafio de cumpri-los.

 

TIME BOXES? COMO VOU “ENCAIXOTAR” MINHAS ENTREGAS?

Caixas de tempo, ou as famosas time boxes, são uma ferramenta praticamente obrigatória na evolução da agilidade dentro do ambiente corporativo. A verdade dói, eu sei. Mas é fato que nas grandes empresas estamos acostumados a reuniões muito extensas, que quase sempre se perdem de seu propósito. O conceito e a prática de time box ajudam a evitar atividades em tempo desnecessário.

Para cada cerimônia do scrum, existe um time box determinado. Para te ajudar, listamos elas abaixo: – Daily meeting: não deve passar de 15 minutos. – Sprint planning: varia conforme o número de semanas da sua Sprint. Pense em duas horas de planejamento para cada semana, lembrando que uma Sprint não deve passar de 4 semanas. – Sprint review: dura metade do tempo da planning. Se você teve uma planning de duas horas, sua review deve durar uma hora. – Retrospectiva da Sprint: deve durar entre 45 minutos e 3 horas.

No início, o time box parece um exagero, um radicalismo. Como vou garantir que vou fazer uma reunião ou até mesmo garantir uma entrega em um prazo fechado de tempo? Mais uma vez, quando não estamos acostumados a um sistema diferente ao que estamos acostumados, nos sentimos incomodados.

Porém, o benefício do time box a longo prazo é claríssimo: garantir a previsibilidade e aumentar a efetividade do tempo investido em cada atividade. Quando temos um período pré-estabelecido programado para realizar um trabalho, rendemos e entregamos melhor, na grande maioria das vezes, do que quando ficamos “soltos” para trabalhar.

 

FERRAMENTAS EM MÃOS, COMO INICIAR?

Vamos para a conclusão! Como começar, na prática, a implementar agilidade? Pelo começo!

Entenda que trabalhar em agilidade é mudar a estrutura organizacional da sua empresa. Antes de querer começar a utilizar o método em si, entenda o novo formato das equipes e a nova rotina organizacional que precisa seguir. Com isso pronto, aí sim você terá meio caminho andado para realizar a mudança!

Vamos a um check list do que consideramos a virada de chave ideal para o modelo:

1. Iniciar, de maneira gradativa, a mudança de estrutura organizacional É preciso, primeiro, estruturar as equipes de maneira otimizada para atuar em métodos ágeis, distribuídos em times multidisciplinares e auto gerenciáveis. 2. Estipular, de início, sprints mais curtas para mensurar o nível de entrega do time formado. Não há como saber o potencial de um time recém-formado sem a prática. Só medindo no dia a dia o nível de entrega é que conseguimos atingir o máximo do time formado. 3. Desdobrar o conceito para novos times Com a evolução e maturação do nível de entrega do primeiro time formado, é possível levar o conceito para a formação de novas equipes que serão responsáveis por novos projetos dentro da empresa. Lembrando que para cada equipe, projetos diferentes. Não é saudável que um único time acumule muitos projetos simultaneamente dentro da metodologia, para que não seja contraproducente.

Com novas equipes assumindo o método e trabalhando conforme as regras do jogo, você com certeza terá um ganho de produtividade imenso em um curto período de tempo. Esse é o foco do ágile: entregar mais, em menos tempo, mas principalmente entregar melhor!

Se você tem dúvidas sobre como implementar o método ágil dentro de seu ambiente corporativo, busque conversar com nosso time de projetos para achar as lacunas a serem preenchidas e adaptar sua estrutura organizacional!